Cómo hacer una factura VeriFactu paso a paso (guía práctica)

Hacer una factura VeriFactu no es más difícil que hacer una factura normal — si usas la herramienta adecuada. Toda la complejidad técnica (huellas, encadenamiento, QR) es trabajo del software, no tuyo. En esta guía vemos qué lleva exactamente una factura VeriFactu, el proceso paso a paso y los errores que debes evitar.

¿Primera vez con el tema? Lee antes qué es VeriFactu para el contexto general y cuándo es obligatorio para los plazos.

Qué lleva una factura VeriFactu

Una factura VeriFactu es, ante todo, una factura legal normal. El Reglamento de facturación (RD 1619/2012) exige:

• Número y serie correlativos: sin saltos ni duplicados.
• Fecha de expedición.
• Tus datos como emisor: nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio.
• Datos del receptor: nombre o razón social y NIF (en facturas completas).
• Concepto: descripción de la operación.
• Base imponible, tipo de IVA y cuota: con el desglose por tipo si aplicas varios.
• Importe total.
• Si aplicas retención de IRPF (profesionales facturando a empresas), el porcentaje y el importe retenido.

A eso, el reglamento VeriFactu (RD 1007/2023) añade lo que genera el software por debajo:

• Un registro de facturación por cada factura, con fecha y hora exactas de generación.
• Una huella digital (hash SHA-256) calculada sobre los datos de la factura y la huella de la factura anterior — el encadenamiento que hace imposible borrar una factura sin que se note.
• Un código QR impreso en la factura, con la URL de cotejo de la AEAT (NIF, número, fecha e importe).
• La garantía de inalterabilidad: la factura emitida no se puede editar ni eliminar.

Cómo hacer la factura paso a paso

Paso 1: configura tus datos fiscales (solo la primera vez)

Da de alta en tu software tu nombre completo o razón social, NIF y domicilio fiscal. Estos datos van en todas tus facturas y en los registros de facturación, así que revísalos bien una vez y olvídate.

Paso 2: introduce los datos del cliente

Nombre o razón social, NIF y dirección. Un buen software los guarda para la próxima vez; escribir el mismo cliente veinte veces es la primera señal de que tu herramienta no te está ayudando.

Paso 3: describe el concepto e importe

Escribe qué has hecho ("Desarrollo web corporativa — marzo 2027", "Sesión de fotografía de producto") y la base imponible, es decir, tu precio sin IVA.

Paso 4: selecciona el tipo de IVA

El general es el 21%; existen el 10% y el 4% para supuestos concretos, y operaciones exentas o no sujetas al 0%. El software calcula la cuota y el total automáticamente — los cálculos a mano son la fuente clásica de descuadres.

Paso 5: emite y deja que el software haga su parte

Al pulsar "Crear factura", el programa, en ese orden y en segundos:

1. Asigna el número correlativo siguiente.
2. Genera el registro de facturación con fecha y hora.
3. Calcula la huella SHA-256 encadenándola con la de tu factura anterior.
4. Construye el código QR de cotejo.
5. Produce el PDF con todos los datos, el QR y la huella.

En Faktoo este paso es literalmente un clic: la factura sale con su huella y su QR conforme a la especificación de la Orden HAC/1177/2024, y el PDF queda listo para descargar o enviar a tu cliente. Cuando el envío a la AEAT sea obligatorio (julio de 2027), los registros se remitirán automáticamente sin que cambies nada en tu proceso.

Paso 6: envía el PDF a tu cliente y archiva

El PDF con QR es válido para entregar en papel o por email. La conservación de los registros la hace el software; tu única tarea es no perder el acceso a tu cuenta.

Ejemplo práctico con números

Imagina que eres diseñadora freelance y has terminado una web para una tienda local. Así quedaría la factura:

• Concepto: "Diseño y maquetación de página web — junio 2027".
• Base imponible: 1.000 €.
• IVA (21%): 210 €.
• Total: 1.210 €.

Si tu cliente es una empresa o un autónomo (no un particular) y tú eres profesional, añade la retención de IRPF: con el tipo general del 15%, la factura mostraría una retención de −150 € y el cliente te pagaría 1.060 €, ingresando esos 150 € a Hacienda en tu nombre. La base imponible y el IVA no cambian.

Al emitirla, tu software genera el registro con su huella encadenada y el QR. En el PDF final verás el QR junto a los totales y, normalmente, la propia huella impresa en formato hexadecimal. Eso es todo: la factura ya es conforme al formato VeriFactu y tu cliente puede pagarla, archivarla o reenviarla a su gestoría como cualquier otra.

Si te equivocas: la rectificativa, nunca el borrado

Este es el cambio de hábito más importante que trae VeriFactu. Hasta ahora, mucha gente "arreglaba" una factura errónea borrándola y haciéndola de nuevo. Con registros encadenados eso es imposible por diseño — y es exactamente lo que la norma persigue.

El procedimiento correcto:

• Error en datos que no afectan al importe (una errata en la dirección): emite una rectificativa por sustitución con los datos correctos.
• Error en importes o IVA: emite una factura rectificativa (tipos R1 a R5 según la causa) que corrija o anule la original. Tu software debe encadenarla como un registro más.
• La factura no debió existir (servicio cancelado): no se borra; se genera el registro de anulación o la rectificativa que la deje sin efecto.

Borrar o alterar facturas emitidas no es solo mala práctica: a partir de tu fecha de obligación es una de las conductas sancionables. Tienes el detalle en multa por no usar VeriFactu.

Errores frecuentes que conviene evitar

1. Reutilizar números de factura o llevar la numeración a mano en paralelo.
2. Hacer la factura en Excel y "pasarla luego" al software: el registro debe generarse al emitir, no a posteriori.
3. Cambiar de software a mitad de año sin plan: hazlo entre trimestres y conserva el histórico exportado.
4. Ignorar la retención de IRPF cuando facturas a empresas siendo profesional: el cliente la ingresa por ti y tu factura debe reflejarla.
5. Esperar a julio de 2027 para aprender todo esto con prisas. En 2026 puedes adoptarlo con calma; si estás eligiendo herramienta, aquí tienes la comparativa de programas VeriFactu.

Preguntas frecuentes

¿La factura VeriFactu tiene que ser electrónica obligatoriamente?

No. Puedes entregarla en papel o en PDF; lo que regula VeriFactu es cómo se genera (software con registros encadenados y QR), no el canal de entrega. La factura electrónica estructurada B2B es otra norma distinta.

¿Tengo que enviar yo algo a Hacienda con cada factura?

No, eso es trabajo del software. En la modalidad VERI*FACTU, el programa remite cada registro a la AEAT automáticamente al emitir; tú solo creas la factura.

¿Qué pasa con las facturas simplificadas (tickets)?

También entran en VeriFactu: generan su registro con huella igual que una factura completa. Si emites tickets, asegúrate de que tu software los soporta.

¿Puedo seguir usando mi numeración actual al cambiar de software?

Sí, y debes: la correlatividad no se reinicia por cambiar de herramienta. Configura el nuevo software para continuar desde tu último número de factura.